Abonnementsvoorwaarden voor Verarca

1. Introductie

1.1. In verband met de bestelling door de Klant van een demo- of betaald abonnement op Verarca via www.nl.verarca.dk of via een ander verzoek aan de Leverancier, accepteert de Klant onderstaande voorwaarden voor levering en gebruik van Verarca als onderdeel van de abonnements­overeenkomst tussen de Klant en de Leverancier.

 

2. Definities

2.1. In de Voorwaarden hebben de onderstaande definities de volgende betekenis:

2.1.1. “Voorwaarden” betekent deze abonnementsvoorwaarden voor Verarca of latere wijzigingen hiervan in overeenstemming met het onderstaande.

2.1.2. “Verarca” betekent de Software-as-a-Service-oplossing van de Leverancier voor zakelijke klanten voor de berekening van CO₂-uitstoot en klimaatrapportage.

2.1.3. “Leverancier” betekent VEP A/S, KvK-nummer 40706046, Borgergade 28, DK-7323 Give.

2.1.4. “Klant” betekent de zakelijke natuurlijke of rechtspersoon namens wie een abonnement wordt afgesloten of op een andere manier toegang tot Verarca wordt aangevraagd.

2.1.5. “Klantgegevens” betekent gegevens van de Klant die in Verarca worden geïmporteerd en verwerkt, evenals de resultaten van de concrete CO₂-berekeningen die Verarca uitvoert op basis van de gegevens van de Klant.

3. Acceptatie van Voorwaarden. Wijziging

3.1. Om toegang te krijgen tot Verarca moet de Klant een demo- of betaald abonnement afsluiten en daarbij de Voorwaarden accepteren. Het bestellen van een abonnement en de acceptatie van de Voorwaarden kan plaatsvinden via verarca.nl of via een ander verzoek aan de Leverancier.

3.2. De Leverancier is te allen tijde gerechtigd de Voorwaarden met een opzegtermijn van 30 dagen te wijzigen. Wijzigingen worden aangekondigd in Verarca, op de website van de Leverancier en via e-mail naar de door de Klant opgegeven e-mailadressen. Het gebruik van Verarca door de Klant na afloop van de termijn wordt beschouwd als acceptatie van de nieuwe/gewijzigde Voorwaarden.

4. Duur van het abonnement, verlenging, op- en afschaling

4.1. De Leverancier biedt verschillende demo- en betaalde abonnementen voor het gebruik van Verarca aan. De inhoud van de aangeboden abonnementen is te vinden op verarca.nl of kan worden opgevraagd bij de Leverancier.

4.2. Het door de Klant gekozen demo- of betaalde abonnement wordt afgesloten voor telkens 12 maanden met automatische verlenging voor nogmaals 12 maanden, tenzij het abonnement wordt opgezegd overeenkomstig artikel 11 hieronder.

4.3. Tenzij anders overeengekomen gaat een abonnement in op de datum waarop de Klant het betreffende abonnement bestelt en de Voorwaarden accepteert (“Ingangsdatum”).

4.4. De door de Leverancier aangeboden abonnementen bevatten verschillende gebruikslimieten gebaseerd op het aantal beschikbare boekingsposten. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om ervoor te zorgen dat het gekozen abonnement de gebruikslimieten dekt die overeenkomen met de behoeften van de Klant. Indien de Klant tijdens een abonnementsperiode het maximale aantal boekingsposten overschrijdt, wordt het abonnement automatisch opgeschaald naar het abonnement dat overeenkomt met het werkelijke verbruik van de Klant. De opschaling geldt met terugwerkende kracht vanaf het begin van de abonnementsperiode waarin de overschrijding plaatsvond, en de Klant wordt gefactureerd voor het verschil. Bij toekomstige automatische verlengingen wordt het opgeschaalde abonnement gehanteerd.

5. CO₂-berekeningen

5.1. Indien de door de klant geüploade of via integratie opgehaalde documenten gescande en niet-geformatteerde documenten zijn, niet overeenkomen met het geboekte bedrag of van onvoldoende kwaliteit zijn, kan Verarca niet garanderen dat CO₂-berekeningen op factuurniveau kunnen worden uitgevoerd. In dergelijke gevallen zullen de berekeningen worden uitgevoerd op postniveau.

5.2. Verarca integreert met geselecteerde systemen en kan alleen berekeningen uitvoeren op basis van de gegevens die via de integratie worden aangeleverd. Indien de Klant gebruikmaakt van applicaties van derden, kan Verarca niet garanderen dat informatie uit deze applicaties kan worden opgehaald.

6. Gebruik van Verarca door de Klant

6.1. De Leverancier geeft de Klant toestemming om Verarca te gebruiken in overeenstemming met de gebruikslimieten en andere voorwaarden die gelden voor het door de Klant bestelde abonnement en deze Voorwaarden.

6.2. De Leverancier levert Verarca als een online “Software-as-a-Service”-dienst en de Klant mag Verarca uitsluitend op die manier gebruiken. De Klant verkrijgt geen verdere rechten op Verarca of kopieën daarvan.

6.3. Verarca wordt geleverd aan de Klant zoals het is, zonder aansprakelijkheid voor de Leverancier, zie verder artikel 13 van de Voorwaarden.

6.4. Verarca mag uitsluitend worden gebruikt door de werknemers van de Klant en, waar noodzakelijk, door externe adviseurs van de Klant. De Klant is jegens de Leverancier volledig verantwoordelijk voor het gebruik van Verarca door zijn werknemers en eventuele externe adviseurs.

6.5. Verarca mag uitsluitend worden gebruikt voor de door de Leverancier beschreven doeleinden en mag niet worden gebruikt op een wijze die in strijd is met de geldende wetgeving of die anderszins schadelijk kan zijn voor de naam of reputatie van de Leverancier of Verarca.

6.6. De Klant is volledig verantwoordelijk dat zijn gebruik van Verarca, inclusief het overdragen van gegevens naar Verarca of het toestaan van integratie tussen Verarca en software, IT-infrastructuur enz., geen inbreuk maakt op de rechten van derden. Indien de Klant zich bewust wordt of redelijke aanleiding heeft om aan te nemen dat zijn gebruik van Verarca inbreuk maakt op de rechten van derden, is de Klant verplicht het gebruik van Verarca onmiddellijk te staken. Bovendien is de Klant verplicht de Leverancier te vrijwaren van alle claims van derden als gevolg van het gebruik van Verarca door de Klant en van alle redelijke kosten die de Leverancier in verband hiermee maakt.

7. Prijs, facturatie en betaling

7.1. De prijzen voor een abonnement op Verarca bestaan uit een eenmalige opstartvergoeding die de Klant betaalt bij het afsluiten van het eerste abonnement, en een jaarlijkse abonnementsbetaling gebaseerd op het door de Klant gekozen abonnement. De geldende prijzen zijn te vinden op verarca.nl. Alle prijzen zijn exclusief btw.

7.2. De jaarlijkse abonnementsbetaling wordt elk jaar aangepast met ingang van 1 januari op basis van de ontwikkeling van de consumentenprijsindex van oktober van het voorgaande jaar ten opzichte van het jaar daarvoor, met een minimum van 3%.

7.3. Wijzigingen in de jaarlijkse abonnementsbetaling kunnen daarnaast worden aangekondigd met een minimum van 90 dagen voorafgaand aan het einde van een abonnementsperiode.

7.4. De Klant accepteert dat de Leverancier facturen verzendt naar het e-mailadres dat door de Klant is opgegeven bij het afsluiten van het abonnement, tenzij de Klant de Leverancier schriftelijk instrueert om een ander e-mailadres te gebruiken.

7.5. Facturen dienen netto contant te worden betaald uiterlijk 8 dagen na factuurdatum.

8. Technische support

8.1. De Leverancier levert technische support voor het gebruik van Verarca in de omvang en tijdens de uren die worden vermeld op verarca.nl. Technische support is inbegrepen in de abonnementsprijs van de Klant. Technische support omvat geen klimaatadvies, dat wordt geleverd als een optionele dienst bij abonnementen.

9. Gegevensverwerking inclusief Klantgegevens en persoonsgegevens

9.1. Ongeacht dat de Klant eigenaar blijft van de Klantgegevens, is de Leverancier gerechtigd, met inachtneming van de geheimhoudingsverplichtingen in artikel 14 van de Voorwaarden, de Klantgegevens te gebruiken voor het onderhoud en de ontwikkeling van Verarca, inclusief voor de training van de kunstmatige intelligentie (AI) die in Verarca is geïntegreerd en wordt gebruikt bij de berekening van CO₂-uitstoot.

9.2. De Leverancier is daarnaast gerechtigd technische informatie te verzamelen en te gebruiken die wordt verzameld en/of gegenereerd bij het gebruik van Verarca door de Klant voor statistiek en analyse van de functionaliteit en prestaties van Verarca. Voor zover de Leverancier persoonsgegevens van gemachtigde gebruikers van de Klant verzamelt, is de Leverancier in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke. De Leverancier verwerkt dergelijke persoonsgegevens in overeenstemming met zijn privacybeleid, dat beschikbaar is op verarca.nl.

9.3. Partijen komen overeen dat, voor zover Klantgegevens persoonsgegevens bevatten, de Klant bij gebruik van Verarca optreedt als verwerkingsverantwoordelijke en de Leverancier als verwerker.

10. Beschikbaarheid, updates en wijzigingen

10.1. De Leverancier streeft ernaar dat Verarca te allen tijde een zo hoog mogelijke beschikbaarheid heeft.

10.2. Geplande onderbrekingen in de werking zullen, waar mogelijk, 14 dagen van tevoren worden aangekondigd in Verarca of op verarca.nl.

10.3. In geval van ongeplande storingen of andere operationele verstoringen zal de Leverancier zo snel mogelijk proberen de normale werking van Verarca te herstellen. Verder kan de Leverancier niet aansprakelijk worden gesteld voor geplande of ongeplande storingen van Verarca, ongeacht of deze worden veroorzaakt door de Leverancier/Verarca zelf, derden of de Klant.

10.4. De Leverancier is gerechtigd om voortdurend updates en wijzigingen aan Verarca door te voeren indien nodig zonder voorafgaande kennisgeving. De Klant begrijpt dat dergelijke updates en wijzigingen invloed kunnen hebben op de algemene werking van Verarca en/of op de specifieke manier waarop de Klant Verarca gebruikt.

11. Opzegging

11.1. De Klant kan zijn abonnement opzeggen in Verarca of door schriftelijk contact op te nemen met de Leverancier vóór het einde van de abonnementsperiode.

11.2. De Leverancier is gerechtigd het abonnement met een opzegtermijn van 6 maanden te beëindigen of zonder opzegtermijn in geval van een ernstige schending van deze Voorwaarden door de Klant of in geval van faillissement of insolventie van de Klant.

11.3. Bij opzegging behoudt de Klant toegang tot Verarca voor de resterende duur van de abonnementsperiode overeenkomstig het afgesloten abonnement en deze Voorwaarden.

12. Intellectuele eigendomsrechten

12.1. Alle rechten van welke aard dan ook op Verarca en op gegevens die worden verwerkt of gecreëerd door het gebruik van Verarca, met uitzondering van Klantgegevens, behoren toe aan de Leverancier of diens licentiegevers. Deze rechten worden niet overgedragen aan de Klant.

12.2. Alle rechten op eventueel individueel ontwikkelde oplossingen voor het gebruik van Verarca door de Klant behoren eveneens toe aan de Leverancier, ongeacht of de Klant hiervoor afzonderlijk betaalt.

12.3. De Leverancier heeft een onbeperkt, onvoorwaardelijk en onherroepelijk recht om Klantgegevens te gebruiken, mits dit in geanonimiseerde vorm gebeurt.

13. Overdracht

13.1. De Leverancier heeft te allen tijde het recht om alle rechten en/of verplichtingen jegens de Klant over te dragen aan derden.

13.2. De Klant is niet gerechtigd om rechten of verplichtingen uit de overeenkomst met de Leverancier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Leverancier aan derden over te dragen.

14. Aansprakelijkheid van de Leverancier

14.1. Elk gebruik van Verarca gebeurt op eigen risico van de Klant. De Leverancier is niet aansprakelijk voor eventuele fouten of gebreken in CO₂-berekeningen en bijbehorende documentatie of andere diensten die Verarca aan de Klant levert. De Leverancier is niet aansprakelijk voor verliezen die de Klant kan lijden als gevolg van het gebruik van Verarca, inclusief indirecte verliezen zoals bedrijfsschade, verlies van gegevens of schade aan de IT-infrastructuur van de Klant.

14.2. De Leverancier is niet aansprakelijk voor oplossingen van derden die beschikbaar zijn of worden geïntegreerd met Verarca, inclusief hun beschikbaarheid, veiligheid, functionaliteit, juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid.

14.3. De totale aansprakelijkheid van de Leverancier jegens de Klant is in ieder geval beperkt tot de totale abonnementsbetaling van de Klant gedurende de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de claim tegen de Leverancier.

15. Vertrouwelijkheid

15.1. Alle informatie over de Klant en diens onderneming die de Leverancier ontvangt in verband met het gebruik van Verarca is vertrouwelijk en mag door de Leverancier niet worden doorgegeven of gebruikt voor andere doeleinden dan het leveren van de overeengekomen diensten.

16. Geschillen

16.1. De overeenkomst tussen de Leverancier en de Klant over het gebruik van Verarca, inclusief deze Voorwaarden, is onderworpen aan Deens recht. Elk geschil dat voortvloeit uit de Voorwaarden of andere contractuele bepalingen tussen de Leverancier en de Klant zal in eerste aanleg worden beslecht door de rechtbank in Kolding.

17. Inwerkingtreding

17.1. Bovenstaande Voorwaarden zijn van kracht vanaf 1